Penjelasan Lengkap Cara Kerja Event Organizer

Event Organizer (EO) merupakan suatu jenis usaha jasa yang banyak diminati oleh berbagai kalangan, karena kemudahan dalam memulai usaha ini dan juga bisa dilakukan untuk memenuhi beragam kebutuhan dari berbagai industri.

Hal itu dikarenakan cakupan pekerjaan dari Event Organizer yang sangat luas, dan jenis acara atau event yang bisa diselenggarakan pun sangatlah beragam, sehingga terkadang sulit untuk membuat suatu panduan yang dapat mencakup keseluruhan jenis event yang diselenggarakan oleh Event Organizer.

Tetapi secara umum kita bisa mengambil beberapa hal yang biasa dilakukan oleh para Event Organizer, apapun jenis event atau kegiatannya, sehingga akan mudah diikuti oleh mereka yang baru akan menjalani usaha EO ini.

Dan karena itulah pada artikel kali ini, kami akan memberikan bagaimana cara kerja Event Organizer yang umum terjadi di lapangan, disertai dengan sedikit penjelasan serta beberapa contoh kasus yang biasa terjadi.

Anda bisa membaca artikel kami lainnya terkait branding dan marketing seperti tips pemasaran iklan yang efektif, kemudian apa saja jenis strategi bisnis yang bisa anda coba, apa saja tanggung jawab marketing, dan banyak lagi artikel lainnya yang bisa anda pelajari.

Cara Kerja Event Organizer

Bagaimana sebenarnya suatu Event Organizer menjalankan pekerjaannya saat mengelola suatu acara ? Berikut ini kami akan memberikan tahapan yang biasa dilakukan, dengan asumsi Event Organizer terlibat mulai dari penyusunan konsep hingga eksekusinya.

1. Perumusan Konsep

Pertama-tama, tentunya tim inti dari suatu Event Organizer akan berembuk dan mengadakan brainstorming guna menyusun konsep dari acara yang akan dilakukan, mulai dari penamaan, tema acara, lokasi, dan lain sebagainya.

Tahapan ini adalah yang paling krusial, karena nantinya akan berpengaruh terhadap besarnya anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaan acara, menentukan sumber pendanaan, penentuan lokasi, berapa banyak SDM yang diperlukan, hingga kepada berapa besarnya keuntungan yang dihasilkan.

Perlu dicatat, tidak selamanya ide unik itu bisa dengan mudah terwujud dan terlaksana, jadi pada tahap ini, anda jangan hanya berkutat pada seberapa “unik”nya acara yang akan anda buat, tetapi pastikan juga bahwa acara tersebut akan dappat terlaksana dan menarik di mata calon audiens, partisipan, dan atau para sponsor.

Contoh yang nyata adalah pada kasus kegagalan event Fyre Festival beberapa waktu lalu, yang mana mereka memiliki konsep suatu pesta mewah di pinggir pantai di kepulauan Bahama, tetapi tidak memperhitungkan kesulitan akomodasi, transportasi, dan juga logistik yang perlu disiapkan, dan akhirnya berujung kepada kegagalan.

2. Teknis Acara

Tahapan kedua dalam cara kerja Event Organizer adalah perumusan teknis acara dari konsep yang sudah dibuat, yang akan memastikan segala kebutuhan yang diperlukan dari konsep tersebut sudah terpenuhi.

Bagian yang satu ini sangat erat kaitannya dengan pengalaman yang anda miliki, dan tentunya sangat krusial, karena apabila ada satu hal yang terlewat di bagian ini maka akan dapat berdampak buruk pada saat pelaksanaan acara.

Misalnya anda memiliki konsep membuat konser musik di tengah danau, berarti anda harus memikirkan bagaimana membangun panggungnya, transportasi para kru dan pengisi acara ke panggung tersebut, bagaimana kelistrikannya, pencahayaan, jam berapa dan di mana acara akan dilaksanakan, dan juga bagaimana memastikan suara yang dihasilkan tetap berkualitas baik.

Bayangkan apabila anda salah dalam mengatur kelistrikannya, dan ada kabel yang bersinggungan dengan air danau dan akhirnya malah berujung pada terjadinya korslet, kerusakan alat, atau bahkan membahayakan jiwa pengisi acara.

Di tahap ini biasanya rundown acara sudah mulai disusun, meskipun nantinya akan tetap disesuaikan dengan kondisi sebenarnya setelah tempat, sponsor, dan lain sebagainya sudah memasuki tahap finalisasi.

3. Menyusun Anggaran

cara-membuat-konsep-acara

Setelah konsep dan teknis pelaksanaan acara sudah disusun dengan matang, tahapan selanjutnya adalah menyusun anggaran dari event yang akan diselenggarakan tersebut, sehingga akan dapat terlihat berapa besaran biaya yang diperlukan.

Anggaran ini nantinya akan dibagi-bagi menjadi beberapa kelompok anggaran dan pengeluaran, yang umumnya adalah sebagai berikut:

  • Administrasi dan surat menyurat
  • Perlengkapan dan dekorasi
  • Panggung, pencahayaan dan sound system
  • Pengisi acara
  • SDM tambahan
  • Konsumsi
  • Akomodasi dan Transportasi
  • Publikasi dan promosi
  • Sewa lokasi
  • Kebutuhan Acara

Tentunya kelompok anggaran yang kami berikan hanyalah contoh umum saja, dan pada kenyataannya akan sangat tergantung pada jenis acara yang akan anda selenggarakan, tetapi intinya pada saat menyusun anggaran kegiatan, sebaiknya anda membaginya ke dalam kelompok-kelompok seperti telah dicontohkan di atas.

Hal itu bertujuan untuk mempermudah anda dalam memfokuskan apa saja yang diperlukan dalam acara tersebut, dan juga akan memudahkan anda dalam memonitor, menambah, atau mengurangi kebutuhan yang sudah atau belum tercatat.

Sebaiknya anggaran dibuat di Excel sehingga akan memudahkan anda dalam perhitungan yang pasti, dan meminimalisir terjadinya kesalahan pada saat menentukan anggaran dari suatu kebutuhan.

4. Pembagian Tugas

Tahapan yang satu ini tidak umum ditemukan pada Event Organizer besar yang sudah memiliki divisi masing-masing, tetapi akan sangat sering terjadi pada anda yang baru memulai, atau anda yang membentuk tim kepanitiaan.

Umumnya pada Event Organizer yang baru memulai, tim inti hanyalah terdiri dari beberapa orang saja, dan pada tahap ini anda dan rekan harus menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk kebutuhan yang mana.

Misalnya si A, B, C, dan D membentuk suatu Event Organizer, dan mereka ingin mengadakan turnamen sepak bola, dan di tahap ini mereka mulai membagi tugas yang mana A akan bertanggung jawab terhadap negosiasi dengan pihak pemilik lokasi yang ingin digunakan, kemudian B bertanggung jawab dalam promosi dan publikasi dari turnamen tersebut, C mengurus pendanaan dan sponsorship, sementara D akan mengurus perlengkapan dan SDM yang dibutuhkian seperti bola dan wasit.

5. Pendanaan

Setelah anggaran disusun dan pembagian tugas telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya dalam cara kerja Event Organizer adalah menentukan sumber pendanaan untuk acara tersebut.

Pendanaan ini bisa dilakukan dengan cara mengeluarkan dana pribadi anda dan rekan-rekan anda, mencari dana dari para calon donatur yang diperkirakan tertarik untuk mendanai, dan atau menjalin kerjasama sponsorship dengan perusahaan atau organisasi yang sekiranya akan tertarik pada event tersebut.

Di dalam tahapan ini biasanya Event Organizer akan membuat daftar calon pendana apabila menargetkan donatur dan juga sponsorship, yang akan disesuaikan dengan jenis serta tema acara, karena biasanya calon sponsor akan enggan mendanai suatu event yang tidak sesuai dengan produk, jasa, atau merek yang mereka usung.

6. Persiapan

Tahapan selanjutnya adalah yang juga tidak kalah krusial dibandingkan tahapan lainnya, yaitu persiapan menjelang acara, yang umumnya sudah mulai dilakukan dari 1 tahun hingga 3 bulan sebelum event berlangsung.

Biasanya tahapan ini akan dimulai dengan menyusun timeline dalam bentuk Gantt Chart pada Excel, di mana EO akan memberi deadline pada setiap hal yang mereka persiapkan, mulai dari mencari vendor, sponsor, dan lain sebagainya.

Pada timeline tersebut umumnya para Event Organizer akan merincikan setiap pekerjaan yang harus mereka lakukan sebelum berjalannya acara tersebut, dan umumnya akan ada banyak hal yang perlu dibuat di sini.

Selanjutnya EO akan mengerahkan tim nya untuk mulai bergerak dan membuka negosiasi dengan pihak-pihak terkait seperti pengelola lokasi, vendor perlengkapan, panggung, sound system, pencahayaan, dan juga mulai bergerak untuk menghubungi para calon donatur dan sponsor.

Bagian tersulit dari tahap ini tentunya adalah di dalam pendanaan, terutama apabila EO tersebut hanya mengandalkan dana dari donatur dan sponsor, karena mereka harus bisa menegosiasikan acara mereka dan membuatnya terlihat menarik di mata calon pendana.

Selain itu, pada tahap ini Event Organizer juga harus bersiap menghadapi segala perubahan rencana dan penyesuaian konsep, karena kemungkinan besar akan banyak yang akan tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Misalnya seperti, lokasi yang diinginkan tidak tersedia, permintaan tambahan dari sponsor, kesulitan mencari vendor yang sesuai, kendala dalam menyusun materi publikasi, dan banyak lagi peluang terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan.

Karenanya, kesiapan dan pengalaman dari tim EO sangatlah dibutuhkan untuk merancang rencana cadangan apabila rencana semula tidak berjalan dengan mulus, sehinga bisa mencari alternatif yang juga masih dapat mendukung konsep semula.

Dari sisi promosi dan publikasi juga akan dilakukan di tahap ini, seperti pemasangan spanduk, banner, poster, yang tentunya juga dibarengi dengan mengurus perijinan dari pihak berwenang dan juga biaya-biaya yang harus dikeluarkan dan diawasi dengan ketat,

7. Pelaksanaan

Tahapan terkahir dari cara kerja Event Organizer adalah pada pelaksanaan acara itu sendiri alias hari H, yang bukan berarti pekerjaan dari EO telah selesai, karena justru di tahap inilah tim mereka harus mampu menangani situasi yang terjadi di lapangan.

Banyak sekali hal yang bisa meleset apabila EO tidak siap dan teliti, seperti waktu pengadaan acara yang mundur, pengisi acara terlambat hadir, konsumsi untuk panitia dan pengunjung atau peserta tidak terpenuhi, ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan, lokasi tidak memadai, dan lain sebagainya.

Kesigapan dari EO, terutama mereka yang berperan sebagai penanggung jawab kegiatan sangatlah diperlukan, sehingga bisa mengambil keputusan dengan cepat dan tidak membuang waktu atau melakukan kesalahan yang fatal.

Kesimpulan

apa-itu-event

Menjalani usaha Event Organizer itu memang menyenangkan, namun memerlukan banyak ketrampilan terutama dalam merancang, mengarahkan, mengelola, dan mengeksekusi rencana atau konsep yang telah dibuat.

Semakin tinggi jam terbang dari suatu Event Organizer, maka akan semakin mudah dalam meenghadapi hal-hal yang tidak terduga, yang mungkin terjadi pada saat mempersiapkan acara ataupun pada saat pelaksanaannya.

Untuk anda yang tertarik memulai usaha Event Organizer ini, kami sarankan untuk mulai mengasah ilmu bisnis, manajemen, dan juga menambah pengalaman terlebih dahulu dengan mencoba bergabung dengan EO yang sudah ada atau bergabung dengan tim kepanitiaan suatu acara sehingga pengetahuan anda akan semakin bertambah.

Kalau anda lebih tertarik menjalankan bisnis online, baca artikel kami yang sekiranya dapat membantu anda seperti ide jualan online untuk pelajar yang bisa anda coba, panduan kami mengenai cara jualan online tanpa modal, bagaimana cara jualan online di Instagram, kemudian cara menjadi selebgram berpenghasilan tinggi, dan lain sebagainya.

Kami harap penjelasan mengenai cara kerja Event Organizer yang kami berikan ini akan dapat membantu anda memahami dan semakin mengerti tentang bagaimana bisnis ini menjalankan proses bisnisnya.